Instytucja mediacji w sprawach cywilnych została powołana do życia ustawą z dnia 28.07.2005r. nowelizującą kodeks postępowania cywilnego. Zgodnie z tą nowelizacją mediacja ma charakter uniwersalny. Mediacja może być bowiem pomocna zarówno przy rozwiązywaniu sporów w sprawach cywilnych, gospodarczych, rodzinnych czy wreszcie w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Tylko sprawy, których rozstrzygnięcie w drodze ugody jest niedopuszczalne np. o ustalenie ojcostwa lub macierzyństwa, sprawy o ubezwłasnowolnienie, sprawy z zakresu prawa osobowego np. stwierdzenie zgonu, sprawy z zakresu prawa spadkowego np. stwierdzenie nabycia spadku itd. nie mogą zostać skierowane do postępowania mediacyjnego.
Oczekiwanym efektem mediacji jest przy tym ugoda. Zgodnie z treścią art. 10 KPC „w sprawach, w których zawarcie ugody jest dopuszczalne, sąd powinien w każdym stanie postępowania dążyć do ich ugodowego załatwienia. W tych sprawach strony mogą także zawrzeć ugodę przed mediatorem”.
Zgodnie z KPC strony mogą uzgodnić jak chcą rozstrzygnąć swój spór, czy w drodze mediacji czy na drodze sądowej. Na tym polega dobrowolność mediacji. Musi to być wola stron do rozwiązania konfliktu tą drogą, a nie sądową. Jeżeli strony wyrażają zgodę na mediację, mediator jest zobowiązany w ciągu tygodnia od dnia otrzymania wniosku o przeprowadzenie mediacji lub postanowienia sądu o przekazaniu sprawy do postępowania mediacyjnego, do zorganizowania postępowania tj. ustalenia miejsca i terminu pierwszego spotkania mediacyjnego za zgodą obu stron mediacji. Zgoda stron na mediację powinna zostać wyrażona na piśmie. W trakcie tygodnia mediator powinien poinformować sąd i strony o ewentualnym braku możliwości przeprowadzenie zleconej mu mediacji. Mediator jest zobowiązany do zorganizowania spotkań mediacyjnych zgodnie ze standardami mediacji. Odstąpienie od tego może nastąpić, gdy strony odstępują od posiedzeń mediacyjnych. Odbywa się wtedy tzw. mediacja pośrednia, gdzie mediator spotyka się z każdą ze stron z osobna.
Sąd przekazując w swym postanowieniu sprawę do mediacji, wyznacza osobę mediatora, korzystając z listy stałych mediatorów złożonej u prezesa sądu okręgowego. Nie jest to jednak wiążące. Strony mogą wybrać inną osobę, czy to z listy stałych mediatorów, czy też osobę spoza tej listy, która zostanie powołana do przeprowadzenia konkretnej mediacji. W przypadku, gdy strony same złożyły wniosek o mediację w ośrodku mediacyjnym, wybierają mediatora spośród mediatorów zrzeszonych w ośrodku.
W postanowieniu o przekazaniu sprawy do mediacji sąd może upoważnić mediatora do zapoznania się z aktami sprawy. Do tego upoważnienia potrzebna jest zgoda stron. Akta powinny być udostępnione mediatorowi w zakresie niezbędnym do skutecznego przeprowadzenia mediacji, w siedzibie sądu, przy udziale odpowiedniego pracownika sądu.
Postępowanie mediacyjne powinno być przeprowadzone w ciągu jednego miesiąca. I jest to jeden z głównych atutów mediacji – krótki czas trwania. Jednakże z uzasadnionych powodów sąd na wniosek stron może termin ten przedłużyć. Przesłanką do przedłużenia czasu trwania postępowania mediacyjnego może być realna szansa na zawarcie ugody (strony czasami potrzebują więcej czasu na wypracowanie rozwiązania), trudności organizacyjne typu: praca, choroba itp.
Jeżeli choć jedna ze stron nie wyrazi zgody na mediację, lub mediacja zostanie przerwana przed upływem terminu wyznaczonego przez sąd na przeprowadzenie postępowania mediacyjnego, sprawa „wraca” na drogę sądową, sąd wyznacza termin rozprawy.
Jeżeli strony zdecydują się na postępowanie mediacyjne, mogą zawrzeć umowę o mediację. Taka mediacja może być przeprowadzona np. w wyspecjalizowanym ośrodku mediacyjnym przy pomocy wykwalifikowanych mediatorów, na podstawie wniosku złożonego przez strony/stronę w tymże ośrodku. Taki sposób rozwiązania konfliktu nie zamyka przed stronami drogi sądowej do rozstrzygnięcia sporu. Jeżeli sprawa trafiła już do sądu, wniosek o przeprowadzenie mediacji można złożyć w tymże sądzie. Sąd może również z własnej inicjatywy skierować strony do mediacji aż do zamknięcia pierwszego posiedzenia wyznaczonego na rozprawę. Po zamknięciu tego posiedzenia sąd może skierować strony do mediacji tylko na ich zgodny wniosek. Sąd może skierować strony do mediacji tylko raz w toku postępowania. Postanowienie w tym przedmiocie może być wydane na posiedzeniu niejawnym. Mediacja nie odbędzie się, jeśli w terminie tygodnia od daty doręczenia stronie postanowienia nie wyraziła ona zgody na mediację.
W odróżnieniu od mediacji karnych i w sprawach nieletnich, gdzie odpowiednie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości dokładnie określają wymogi odnośnie osoby mediatora, w sprawach cywilnych nie ma wyraźnych wymogów co do osoby mediatora, jego wieku, wykształcenia, doświadczenia, umiejętności itp. Jednakże wskazane jest aby mediatorem była osoba odpowiednio przeszkolona i doświadczona. Proces mediacji wymaga od mediatora oprócz wiedzy merytorycznej, umiejętności komunikacyjnych, technik aktywnego słuchania, trafnego oceniania stanu faktycznego i prawnego. KPC mówi o listach stałych mediatorów prowadzonych przez organizacje, które w swym statucie powinny mieć prowadzenie mediacji. Listy te są przedstawiane odpowiedniemu prezesowi sądu okręgowego. Stali mediatorzy to osoby mające odpowiednie kwalifikacje do profesjonalnego prowadzenia mediacji, a od organizacji zrzeszających stałych mediatorów można oczekiwać rękojmi należycie przeprowadzonego postępowania mediacyjnego.
Mediatorem w sprawach cywilnych może być również osoba, która nie jest stałym mediatorem wpisanym na listę stałych mediatorów. Jest to osoba powołana do prowadzenie konkretnego postępowania mediacyjnego. Mówi się wtedy o mediatorze ad hoc.
Strony mogą zrezygnować bez wskazania wyraźnego powodu z mediatora wskazanego w postanowieniu o skierowaniu sprawy do postępowania mediacyjnego. Również w trakcie już rozpoczętego postępowania mediacyjnego strony mogą wnioskować o zmianę osoby mediatora.
KPC odwołuje się do jednego z podstawowych standardów mediacji, jakim jest zasada bezstronności oraz poufność jako druga, wymieniona wprost w KPC jako kardynalna zasada mediacji. Mediator nie powinien ujawniać szczegółów odbytej mediacji. Zgodnie z art. 2591 KPC „Mediator nie może być świadkiem co do faktów, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że strony zwolnią go z obowiązku zachowania tajemnicy mediacji.” Mediator jest zobowiązany do zachowania tajemnicy co do faktów, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji. Strony mogą go zwolnić z obowiązku zachowania poufności.
Podstawowym dokumentem, bez względu na wynik postępowania mediacyjnego, jest protokół z mediacji. Zgodnie z zasadą poufności w protokole nie opisuje się szczegółów mediacji, przeprowadzonych rozmów i uzyskanych w ten sposób informacji.
Gdy strony zawarły ze sobą porozumienie, przy pomocy mediatora sporządza się ugodę, która może być zawarta w treści protokołu lub być jego załącznikiem. Ugoda musi być podpisana przez strony i mediatora. Do zadań mediatora należy dbanie o poprawność sporządzonej ugody. Mediator powinien zadbać o to, aby ugoda była zgodna z prawem, z zasadami współżycia społecznego i realna do wykonania. Nie spełnienie tych warunków jest podstawą do odrzucenia ugody przez sąd. Ugoda jest zatwierdzana przez sąd z urzędu, gdy sąd kieruje sprawę do mediacji. Mediator ma obowiązek niezwłocznego przekazania dokumentów z przeprowadzonej mediacji. Natomiast w przypadku, gdy mediacja nie została zainicjowana przez sąd, ugoda może być zatwierdzona przez sąd na obopólny wniosek stron.
Jeżeli nie doszło zawarcia ugody w sprawie skierowanej przez sąd, to jej rozstrzygnięcie pozostaje w jego gestii. Natomiast jeżeli mediacja odbyła się na wniosek stron bez udziału sądu, zawsze można sprawę skierować na drogę sądową.
Mediacja jest na oficjalnej liście zawodów.
Opracował: ECMiAS
